В.В. Макрусев, В.А. Черных. «Управление таможенным делом»

При ориентации на процессы, как и при функциональной ориентации. информационная инфраструктура (ИИС) выступает как важнейшее условие эффективного функционирования структуры и процессов организации. Необходимые преобразования ИИС при переходе от функциональной организации к процессной носят пошаговый характер. Первые шаги — определение, идентификация, описание и упрощение основных процессов относятся к сфере организационных преобразований, необходимых для перехода к процессному менеджменту. Затем можно переходить к ИИС; определять требования к сети вычислительным системам, составлять техническое задание и в соответствии с ним устанавливать аппаратуру и программные средства автоматизации процессов. Дальнейшее совершенствование процессов также происходит с учетом и при поддержке ИИС. Основные информационные потребности процессов состоят из описания, показателей, документации, квалификации, построения целей, руководства, мониторинга и контроля.

Переход к процессно-ориентированной организации начинается с исследования ее управленческих и организационных процессов. При анализе организационных процессов необходимо учитывать стратегические цели, определить потребительские качества, сконцентрироваться на создании ценности, стимулировать инновации, непрерывное совершенствование, отслеживать рабочие задания и их выполнение, рационально использовать ресурсы, устранять препятствия, совершенствовать сами процессы и обеспечивать их управляемость.

Следующий уровень анализа предполагает более глубокую детализацию, при которой отдельные функции процессов связываются с их внутренними поставщиками и клиентами, т. е. с предшествующими и последующими процессами.

Знания и информация, полученные в результате анализа и формального описания процессов, являются необходимой основой перехода к организации, ориентированной на процессы.

Совершенствование организационных процессов направлено на максимальное повышение качества таможенных услуг — из чего вытекают такие задачи, как, например, повышение гибкости или включение потребителей услуг (бизнес-сообщества) в рассмотрение таможенных процедур (процессов). В организационном плане анализ процессов позволяет определить сферы полномочий и ответственности по процессам, он способствует разделению процесса на участки, обладающие законченностью и осмысленностью с точки зрения работников.

Участвуя в анализе и составлении диаграмм процессов, сотрудники углубляют свои знания и тем самым повышают квалификацию. Они начинают боле ответственно относиться к качеству. Что касается оперативного управления, то управлять процессом можно лишь при условии понимания закономерностей его протекания. Кроме того, когда процессы прозрачны, в них проще выявить слабые места, где неудачные решения приводят к неоправданным затратам времени и финансов.

Процессный подход позволяет определять эффективность использования ресурсов и повышать ее, сокращая затраты. Он обеспечивает данные по затратам как в целом, так и отдельно по процессам, пользуясь которыми можно определять возможности сокращения затрат и сравнивать имеющиеся альтернативы для нахождения оптимального варианта.

Формирование и реорганизация процессов неотделимы от подготовки информации, а первое требование при создании информационной системы организации — это наличие спецификаций, которые могут быть составлены только на основе формального описания процессов, полученного в результате их анализа, Затем внедряется программное обеспечение (IIO) с функциями, отвечающими заданным спецификациям, описываются интерфейсы на стыках между компонентами ПО и форматы ввода данных. В дальнейшем на основе анализа процессов может быть создана специфическая для организации концепция интегрированной обработки данных.

Таким образом, совершенствование управления деятельностью таможенной службы на основе процессно-ориентированного подхода происходит в русле развития управления деятельностью государственных органов на современном этапе — ориентация на достижение стратегических целей, мониторинг результатов, действий, необходимых ресурсов, установление показателей, позволяющих отслеживать процесс и оказываемое воздействие.

14.4. ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД К ПРИНЯТИЮ РЕШЕНИЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФТС РОССИИ

Принятие решения является основой управления.

Управленческое решение — это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Решение — социально-психологи-ческий акт выбора одного или нескольких вариантов из множества возможных.

Понятие «решение» в научной литературе трактуется по-разному: как процесс, как акт выбора, как результат выбора и др.

Рассмотрим процесс принятия решения на примере функционального подразделения Федеральной таможенной службы России (ФТС России).

В менеджменте в процессе принятия решений выделяют следующие этапы выработка и постановка цели; изучение проблемы; выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемого решения; обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы, выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения; конкретизация решения для его исполнителя.

В случае принятия решения государственной структурой (примером которой является ФТС России) указанный процесс имеет определенную специфику, обусловленную особенностью управления в государственных органах.

Прежде всего, определимся в формах формализации решений в рассматриваемой ситуации. Как правило, в ФТС России принятое решение закрепляется документально — приказы, письма, протокольные решения и пр.

<<   [1] ... [104] [105] [106] [107] [108] [109] [110] [111] [112] [113] [114] [115] ...  [136]  >>