В.В. Макрусев, В.А. Черных. «Управление таможенным делом»

Рис 13.3. Пространственная пирамида управления

Для успешного освоения в таможенной службе теоретических основ управления качеством таможенной деятельности необходимы серьезная работа по профессиональной подготовке персонала таможенных останов, созданию условий для его активизации и личная заинтересованность высшего руководства таможенной службы и руководства таможенных органов в этом вопросе, понимание ими значения проблемы качества процессов и результатов деятельности таможенных органов и стремление лично возглавить ее реализацию.

13.2. ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Планирование деятельности объекта управления предполагает определение целевой функции управления, формулирование этапов работы и промежуточных результатов, приближающих объект управления к запланированной цели. В ходе процесса планирования руководство определяет пели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный системообразующий фактор, так как он дает возможность членам организации осознать себя единой командой. объединенной общей целью.

Функция планирования состоит из следующих этапов:

• анализ состояния объекта планирования;

• прогнозирование развития объекта планирования;

• разработка стратегических, тактических и оперативных планов.

При планировании, а также в процессе организации и регулирования деятельности руководители на определенных этапах принимают решения. Решение является завершающим актом процесса планирования, когда некоторый результат предварительной плановой работы закрепляется устно или письменно в виде утверждаемого плана и передается для исполнения подчиненным работникам или структурным подразделениям.

Завершающей фазой работы по принятию решения (плана) является установление механизма обратной связи для контроля за ходом реализации плана и оценки результатов деятельности.

Анализ состояния объекта планирования. Анализ состояния объекта деятельности осуществляется в следующей последовательности:

• определение пели анализа;

• выбор характеристик объекта для проведения анализа;

• установление состава подразделений и должностных лиц, включаемых в сферу анализа;

• разработка методической схемы анализа объекта управления и организация взаимодействия участников процесса анализа;

• сбор за ряд лет статистических данных, всесторонне характеризующих состояние объекта в соответствии с методом их обработки и положение анализируемого объекта относительно конкурирующих с ним аналогичных объектов;

• выбор метода обработки исходных данных для достижения цели анализа;

• обработка полученных данных в соответствии с выбранным методом, представление их в виде таблиц, графиков или функциональных связей;

• подведение итогов анализа.

При анализе состояния объекта управления должен быть дан ответ на шесть классических вопросов: что, кто, во взаимодействии с кем, как, где, когда. Они дают, практически, полное представление об объекте деятельности и управлении им. Отвечая на эти вопросы, субъект управления уясняет:

• что делается и почему, чем обосновано содержание изучаемых функций, какие критерии объекта деятельности должны быть обеспечены в процессе работы, уровень соблюдения этих критериев, в чем заключаются отклонения о г установленных требований;

• кто выполняет функции и почему, уровень квалификации исполнителей, правильность распределения функций между исполнителями с учетом их профессиональных, физических и интеллектуальных особенностей,

• во взаимодействии с кем выполняются функции и почему, в чем заключается сущность взаимодействия, характеристики партнеров по работе, наличие фактов нарушения взаимодействия с конкретными исполнителями или подразделениями при выполнении определенных функций;

• как выполняются функции и почему, имеются ли документированные процедуры и соответствующее технологическое оснащение, предусмотрены ли контрольные операции на начальном этапе, в процессе работы и по ее завершении;

• где выполняются функции и почему, правильно ли распределены функции по подразделениям организации, в каких условиях они выполняются;

• когда выполняются функции и почему, обоснованы ли сроки выполнения функций, обеспечивают ли они своевременность получения результатов.

Ответы на эти вопросы с использованием различных методов анализа состояния объекта управления частично решают задачу самообследования системы управления организацией.

В процессе анализа объекта планирования и выбора состава показателей для прогнозирования и планирования необходимо учитывать его особенности и многокритериальность, которые могут заключаться в следующем:

• возможности самостоятельного формирования целей деятельности и способности к самоорганизации;

• зависимости объекта планирования от многочисленных политических, социальных и экономических факторов:

• высокой неопределенности исходных данных и невозможности прогнозирования всех факторов;

• пороге сложности решаемых задач, определяющемся ограниченными возможностями человека;

• факторе времени, связанном с быстрым старением информации:

• стохастичности развития объекта планирования.

Субъект управления, поручая группе специалистов проведение анализа объекта управления, определяет требования к глубине ретроспекции, составу анализируемых показателей, составу базы для сравнения и достоверности результатов анализа. Специалисты, осуществляющие анализ, выбирают методы анализа, обеспечивающие необходимую достоверность результатов, и выполняют его, соблюдая установленные требования.

<<   [1] ... [88] [89] [90] [91] [92] [93] [94] [95] [96] [97] [98] [99] ...  [136]  >>