В.В. Макрусев, В.А. Черных. «Управление таможенным делом»

• государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; технической информационной совместимости; качеству деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единству измерений: экономии всех видов ресурсов.

Основная цель ГС ДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения. определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.

18.2. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ РТУ)

Начальник отдела документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа.

Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику таможенного органа.

Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

• положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения;

• приказами, распоряжениями, инструкциями ФТС России и таможенного органа;

• типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

• должностной инструкцией.

Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

Начальник отдела взаимодействует:

• с руководителями структурных подразделений таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов по вопросам веления делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

• с юридическим отделом по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

• с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

• со службой материально-технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

• с региональным отделом ГНИ ВЦ по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

18.3. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Начальник отдела имеет право:

• контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

• возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

• осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

• подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

• вносить ру ководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах;

• давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела;

• требовать своевременною и качественного их выполнения;

• вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

• обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

• обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

• обеспечивать организацию контроля своевременного исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

<<   [1] ... [128] [129] [130] [131] [132] [133] [134] [135] [136]  >>